Een herkenbare situatie in veel organisaties: de verkoopresultaten blijven achter en iedereen richt zijn blik automatisch naar de salesteams voor verbetering. Logisch, want omzetgroei komt niet vanzelf en begint bij het binnenhalen van meer opdrachten door de salesteams. Omdat het nu eenmaal heel menselijk is dat je niet in eerste instantie kritisch op jezelf bent, zoeken de salesteams op hun beurt de oorzaak dan weer bij anderen. Zo ontstaat een langdradige discussie waarin verschillende teams steeds meer naar elkaar wijzen. Het is in zo’n discussie dan best lastig om objectief te kijken naar de verschillende teams en te bepalen wat er nodig is om verbeteringen te realiseren.
De hele commerciële keten
Om een goede oplossing te vinden is het zaak om niet alleen te focussen op een salesteam maar te kijken naar het gehele commerciële proces. Het salesteam is uiteindelijk maar één van de schakels in de commerciële keten, en zoals bekend is de hele keten net zo sterk als de zwakste schakel. Zo werkt het in het commerciële proces ook.
Het commerciële proces bestaat bij de meeste organisaties uit een Marketing functie, een Sales functie en een Bid Management functie. Kort door de bocht gezegd: de Marketing functie is verantwoordelijk voor het genereren van leads, de Sales functie is verantwoordelijk voor het converteren van leads naar kansrijke opportunities en de Bid Management functie is verantwoordelijk voor het maken van een zo goed mogelijke aanbieding voor de klant zodat de opportunity geconverteerd kan worden naar een opdracht. De communicatie tussen deze verschillende functies is het smeermiddel van het hele commerciële proces.
Wanneer verkoopresultaten achterblijven bij de verwachtingen dan zit er ergens iets niet goed in het bovengenoemde commerciële proces. Als Marketing haar werk niet goed doet dan worden er te weinig of verkeerde leads gegeneerd, als Sales haar werk niet goed doet dan worden leads niet goed gekwalificeerd. Als Bid Management haar werk niet goed doet dan worden niet de juiste aanbiedingen gemaakt en als de communicatie tussen de verschillende commerciële functies niet goed is dan loopt het proces (te) stroef en worden kansen gemist.
Allemaal waar zul je denken, maar hoe kom je er nu achter wat er niet goed gaat? Soms heb je wel een gevoel dat het niet allemaal even goed loopt, maar blijft het toch lastig om de vinger op de zere plek te leggen. Dan gebeurt waar we dit verhaal mee begonnen: iedereen kijkt naar het salesteam voor verbeteringen.
Waar ligt het probleem?
Je kunt er ook op een andere manier naar kijken. Resultaten komen naar voren uit de rapportages die (meestal) uit het CRM-systeem komen of de factureringsgegevens uit het financiële system: het is in alle gevallen Data. Om het commerciële proces transparanter te maken is het zaak om de data uit deze processen als basis te nemen voor een analyse. Gedurende elke salescycle wordt best veel data gegenereerd. CRM-data bestaat meestal uit sales-cycle data, potentiële opdracht waarde, call reports, e-mails en documenten die tussen prospects en aanbieder zijn gedeeld. Als deze data op een slimme manier wordt geanalyseerd op basis van kennis en ervaring die in de praktijk is opgedaan dan kun je gebieden ontdekken waar verbeteringen zijn te halen.
Een voorbeeld hiervan is de analyse van data enerzijds afkomstig van opportunties die zijn verloren en anderzijds van opportunities die uiteindelijk succesvol zijn geconverteerd naar een opdracht. Door de karakteristieken van deze twee groepen met elkaar te vergelijken krijg je meer inzicht waarom een opportunity wordt gewonnen of verloren. Je kunt kijken naar de doorlooptijd van een opportunity. Misschien blijven de opportunities die worden verloren wel te lang in de salescycle waardoor het momentum bij de klant verloren gaat en de opportunity uiteindelijk wordt verloren. Misschien is de timing van de campagnes die door Marketing worden uitgevoerd niet in lijn met de propositie die de sales professionals bij hun prospects neerleggen waardoor bij de potentiële klant te weinig vertrouwen wordt opgebouwd. De opportunity gaat dan onnodig verloren. Allemaal zaken die met slimme data-analyses zichtbaar worden gemaakt. In plaats van steeds het gevoel te hebben dat er iets niet goed gaat kun je met de YellowForest data-analyses de werkelijke problemen in het commerciële proces benoemen en onderbouwen. Data liegt niet en vormt een gedegen onderbouwing voor verbetermaatregelen.
Waar te beginnen?
Het klinkt misschien allemaal wel mooi maar je wilt vast geen grote, dure en ingrijpende trajecten opstarten om naar de data van het commerciële proces te kijken. YellowForest heeft hiervoor een standaard Data Scan ontwikkeld waarvan de eerst stap zelfs gratis wordt uitgevoerd en die meestal al binnen een maand de eerste resultaten oplevert. Geen duur en wollig traject maar een overzichtelijke, transparante en snelle analyse.
Bij aanvang ontvang je een lay-out van de data die nodig is voor de Data Scan. Deze data is -in de meeste gevallen- eenvoudig via standaardfuncties te exporteren uit het CRM systeem. YellowForest laat deze data langs een aantal slimme algoritmes lopen. Deze algoritmes zijn door YellowForest ontwikkeld op basis van decennialange ervaring over de hele commerciële keten en vormen de basis van de DataScan. De resultaten van de analyse worden dan vergeleken met sector data (hoe doen andere organisaties uit dezelfde sector het) en vervolgens geïnterpreteerd door specialisten van YellowForest. De DataScan geeft inzicht in de volgende items:
- CRM-datakwaliteit en databetrouwbaarheid
- Inzicht in de status van jouw website
- Mogelijk verbeterpotentieel dat uit de data-analyse naar voren komt
- Stappenplan op weg naar commercieel succes,
Voor meer informatie over de YellowForest datascan click hier
